2020 cambió el trabajo, posiblemente para siempre. Millones de personas comenzaron a trabajar de forma remota por primera vez y aprendieron que no es lo mismo que trabajar en una oficina. He trabajado de forma remota desde 2009 y he pasado gran parte de ese tiempo pensando en la etiqueta de las reuniones remotas, respondiendo preguntas como cuándo debes silenciar durante una videollamada.
Pero a medida que las personas comiencen a regresar a la oficina, espero que aprendan algunas de las lecciones que aprendieron de las reuniones en línea para mejorar las presenciales. Aquí hay cuatro reglas de reuniones de video que creo que deberían seguirnos de regreso a la oficina.
1. Diga «adelante» cuando se superponga con alguien
¿Alguna vez has intentado cantar con alguien a través de Zoom? Yo tampoco, pero a pesar de todo, no es realmente posible. El problema es el retraso.
Lag, la brecha entre cuando comienzas a hablar y cuando todos los demás pueden escucharte, es algo inevitable en las videollamadas. El resultado: la gente habla entre sí sin querer. He notado un patrón, una etiqueta improvisada, que evolucionó en respuesta al retraso en las reuniones. Dice así:
- Dos o más personas comienzan a hablar al mismo tiempo.
- Después de un segundo, ambos notan que esto está sucediendo y dejan de hablar.
- Una o ambas personas dicen «adelante» a la otra.
- Una persona sigue adelante y hace su punto.
- Esta persona, cuando termina, le pregunta a la otra persona qué quería decir.
Es algo tan pequeño, pero lo he visto suceder orgánicamente en varios contextos diferentes: trabajo, iglesia, horas felices de Zoom. Hay variaciones. A veces es otra persona completamente la que hace un seguimiento para asegurarse de que todos tengan su turno, por ejemplo. Aún así, el patrón es bastante consistente y funciona bastante bien.
Y la mejor parte es que muchas de las personas que hacen esto ni siquiera son conscientes de lo que es «lag». Simplemente responden a las limitaciones de la tecnología de una manera que se siente natural. No hay retraso en la vida real, por supuesto, pero creo que este hábito debería mantenerse independientemente. Al menos, el intención detrás debería quedarse.
En mi experiencia, la gente no trabaja realmente para hacer un seguimiento de los puntos perdidos durante las reuniones en persona, y cuando dos personas comienzan a hablar al mismo tiempo, una persona puede seguir hablando, la otra no.
Hacer todo lo posible para dejar que otras personas hablen es algo bueno, y también lo es hacer un seguimiento para asegurarse de que todos hayan sido escuchados.
2. Programa tiempo para socializar
Hay una brecha incómoda al comienzo de cada videoconferencia. Sabes de lo que estoy hablando: de esos minutos en los que todos intentan iniciar sesión y / o averiguar por qué su micrófono no funciona.
Es por eso que, en Zapier, generalmente no «comenzamos» las reuniones formalmente hasta unos minutos después de la hora programada. Esto crea un tiempo improvisado para socializar, lo que hace que las videoconferencias sean más divertidas.
Algunos equipos van más allá. Nuestro equipo de marketing de contenido programa una conversación opcional sobre el enfriador de agua después de las reuniones mensuales para que todos podamos ponernos al día.
He visto la evolución de formatos similares en otras organizaciones, y me gusta saludando al final de las videollamadas, unos minutos de socialización programada es una buena manera de encajar un poco de humanidad en un entorno de trabajo virtual que puede resultar alienante.
¿Pero sabes que? Las oficinas también pueden resultar alienantes y también podrían necesitar algo de humanidad. La mayoría de las reuniones en persona comienzan con una conversación informal, pero dejar espacio intencionalmente para esto seguirá siendo importante a medida que las personas se acostumbren a verse de nuevo.
Se debe alentar a las personas a que se presenten unos minutos antes para una reunión, tal vez, o podría haber tiempo para conversar en la agenda. Todos pasamos el último año más o menos aprendiendo lo difícil que es sentirse separados unos de otros, y espero que eso cambie la forma en que interactuamos en persona.
Tómese unos minutos para ver cómo les va a las personas; vale la pena.
3. Acepta la multitarea
Una de mis partes favoritas del trabajo remoto es la capacidad de realizar múltiples tareas durante las reuniones en las que estoy solo marginalmente involucrado. Admito que uso la función de programación de Slack para ocultar el hecho de que estoy trabajando mientras escucho presentaciones que no impactan mi flujo de trabajo diario.
La realidad es que la mayoría de las reuniones no requieren toda mi atención. Es por eso que a menudo tengo una reunión en segundo plano mientras trabajo en otra cosa. A veces empiezo a trabajar durante una presentación y me doy cuenta de que es relevante o interesante para mí, y es entonces cuando empiezo a prestarle toda la atención. Eso solo sucede porque tengo la opción de realizar múltiples tareas.
Creo que las empresas deberían intentar mantener viva alguna versión de esto en la oficina. Tal vez los trabajadores de la oficina deberían tener la opción de llamar a auditorios y salas de conferencias, o tal vez deberíamos simplemente normalizar a las personas que no son fundamentales para una conversación que trabaja en sus computadoras portátiles durante las reuniones. Hay un beneficio en este tipo de multitarea: puede mantener a las personas comprometidas sin atascar por completo su calendario.
Por supuesto, esto requiere confianza. Los gerentes deben creer que sus empleados están trabajando en algo relevante, no navegar por Facebook, y confiar en que sus empleados son capaces de saber cuándo deben prestar atención.
Ese tipo de confianza es importante en un contexto remoto: es la única forma en que el sistema puede funcionar. Las empresas que regresen a la oficina se beneficiarían de seguir confiando en sus empleados como lo hacen cuando todos están a distancia.
4. Tal vez solo tenga menos reuniones
Las empresas remotas tienden a tener menos reuniones. O, al menos, las empresas remotas tienden a pensar si necesitan tener tantas reuniones.
Esta es una habilidad que lleva tiempo desarrollar: aprender a trabajar de forma asincrónica y para qué cosas no debe usar las reuniones es clave para que todo el asunto remoto funcione.
Por ejemplo: un equipo aquí en Zapier reemplazó su reunión diaria de pie con un hilo Slack automatizado. Esto logra lo mismo que haría una reunión, lo que impulsa la reflexión y mantiene a todos informados, en mucho menos tiempo.
Las reuniones pueden consumir mucho tiempo y vale la pena considerar si ese tiempo está bien invertido o si podría lograr lo mismo sin una reunión. Eso es tan cierto en la oficina como en el chat de video, y espero que todos pensemos en esos términos en el futuro.
Este artículo de Justin Pot se publicó originalmente en el Blog de Zapier y se vuelve a publicar aquí con permiso. Puedes leer el artículo original aquí.